VAT-26 jak i kiedy zgłosić pojazd wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej? Praktyczny poradnik z przykładami

ravi kelangadi January 30, 2025 5 min read

W tym artykule skupiamy się na formularzu VAT-26 (Informacja o pojazdach wykorzystywanych wyłącznie w działalności). Pamiętaj, że samą ewidencję musisz przechowywać przez kolejne 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zakończono wykorzystywanie samochodu na potrzeby działalności gospodarczej. Konieczne jest również odpowiednie uzupełnienie ewidencji przebiegu pojazdu uwzględniające datę zakończenia prowadzenia ewidencji oraz stan licznika.

Zmiana danych pojazdu

Nie ma znaczenia, czy kupisz pojazd nowy czy używany.

Dokumentacja niezbędna do odliczenia VAT

Skutkiem błędnego rozliczenia może być poprawa księgowań, korygowanie deklaracji, dopłata podatku wraz z odsetkami oraz opłata kosztów księgowych za sporządzenie korekt. Co oczywiste, wiąże się z zakończeniem wykorzystywania go na potrzeby spinanga działalności gospodarczej. Zwróć uwagę, że jeżeli korzystasz z pełnego odliczenia podatku VAT, samochód nie może być wykorzystywany w celach prywatnych.

Termin złożenia VAT 26 do urzędu skarbowego

Sam fakt złożenia deklaracji VAT-26 jest bezpłatny. Formularz może złożyć w Twoim imieniu również pełnomocnik. Nie możesz przesłać deklaracji VAT-26 przez e-PUAP i autoryzować profilem zaufanym.

VAT-26( – Informacja o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej

Nie ma znaczenia, czy kupisz pojazd nowy czy używany.
Artykuły zamieszczone w serwisie GOV.PL, w których nie podajemy żadnych dodatkowych informacji na temat praw autorskich, należą do informacji publicznych i udostępniamy je bezpłatnie.
Następnie należy określić cel złożenia formularza – zgłoszenie (pozycja nr 6) lub aktualizacja (pozycja nr 7).
Ewidencja powinna zawierać wpisy dotyczące każdej jazdy pojazdem.
Kara nie zostanie nałożona, jeżeli deklaracja zostanie złożona po terminie, jednak przed wszczęciem czynności kontrolnych, sprawdzających lub postępowania podatkowego.

Ale w niektórych sytuacjach konieczna może stać się aktualizacja danych, na przykład w związku z wykupieniem samochodu z leasingu i przerejestrowaniem. Sama deklaracja VAT-26 jest oczywiście składana jednorazowo i w przeciwieństwie do wielu innych deklaracji nie wymaga ponownego składania na przykład w ujęciu miesięcznym. Samo złożenie VAT-26 to niejedyny obowiązek, jaki musisz spełnić, jeśli chcesz skorzystać z pełnego odliczenia VAT oraz w pełni rozliczyć wydatek w kosztach podatkowych. Pamiętaj także o właściwym dokumentowaniu wydatków.

Dzięki temu ograniczenie odliczenia dotyczy tylko okresu od tej zmiany, a nie wstecz.
Pamiętaj, że samą ewidencję musisz przechowywać przez kolejne 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zakończono wykorzystywanie samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.
Przez dopuszczalną masę całkowitą rozumie się największą określoną właściwymi warunkami technicznymi masę pojazdu obciążonego osobami i ładunkiem dopuszczonego do poruszania się po drodze.
Pan Marek prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w dniu 10 października nabył samochód osobowy, który postanowił przeznaczyć tylko dla celów firmowych.
Jeśli zmianie ulega cel wykorzystywania pojazdu w firmie, trzeba zaznaczyć pole „aktualizacja informacji”.

Wielu przedsiębiorców decyduje się na wykorzystanie prywatnych aut w działalności. 10 lipca → od tej daty zakupy związane z pojazdem będą objęte limitem 50%,✔ VAT-26 można zaktualizować do 31 lipca, ale nie ma to wpływu wstecznego. Zgłoszenie VAT-26 nie kończy obowiązków podatnika.

Sprawdź zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów dla celów pełnego odliczenia podatku VAT. Możesz odliczyć 50% podatku naliczonego od wydatków poniesionych w związku z kupnem i użytkowaniem samochodu, jeżeli zamierzasz go używać zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Wykorzystujesz pojazd wyłącznie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej? Pamiętaj też, że oprócz zgłoszenia takiego pojazdu na druku VAT-26, musisz także stworzyć regulamin użytkowania pojazdów w firmie i prowadzić dla nich ewidencję przebiegu.

🔄 Kiedy należy zaktualizować VAT-26?

Przy braku zgłoszenia pojazdy na druku VAT-26 uznaje się je za wykorzystywany do działalności mieszanej – a zatem uprawniające do odliczenia nie więcej niż 50% podatku VAT z tytułu ich zakupu, najmu, dzierżawy, leasingu oraz 50% kosztów związanych z korzystaniem z pojazdu, remontem, eksploatacją. VAT 26, czyli informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej należy złożyć w urzędzie skarbowym w terminie do 25. Informację VAT-26 składa do właściwego urzędu skarbowego podatnik VAT wykorzystujący pojazdy samochodowe wyłącznie do celów działalności gospodarczej, dla których zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Jeżeli podatnik nie złoży informacji VAT-26 w terminie uznaje się, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do jego działalności gospodarczej dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym tę informację złoży. W przypadku niezłożenia tego druku uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany do działalności mieszanej – prywatnej i opodatkowanej, a w konsekwencji nie ma prawa odliczenia pełnego VAT, a jedynie 50%.
W przypadku zmiany danych pojazdu bądź jego sprzedaży trzeba zaktualizować informację o użytkowaniu pojazdu na druku VAT 26. W przypadku niewywiązania się z przekazania druku VAT 26 lub jego nienależytego złożenia należy mieć na uwadze, że podatnik podlegać będzie grzywnie do 720 stawek dziennych. W odniesieniu do nabycia pojazdu dokonanego 10 października pan Marek będzie mógł odliczyć tylko 50% VAT – podobnie jak w przypadku innych wydatków poniesionych do 1 listopada. Użytkując w ramach działalności pojazd osobowy przedsiębiorca ma prawo bez wypełnienia dodatkowych formalności odliczyć 50% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem.
Oczywiście dotyczy to tylko tych pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, bez użytkowania ich w obszarach życia prywatnego. Podsumowując, formularz VAT-26 to dokument, jaki należy złożyć, jeżeli użytkujesz w swojej firmie pojazd osobowy i chcesz odliczać pełen VAT od ponoszonych z tego tytułu wydatków. Zgłoszenia pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej najwygodniej dokonać drogą online.
Jeżeli chcesz złożyć druk VAT-26, najpierw musisz go uzupełnić. ✅ Co możesz odliczyć od podatku dochodowego? Wówczas VAT jest rozliczany w sposób proporcjonalny, co oznacza, że jest możliwość odliczenia części VAT-u również z kosztów eksploatacyjnych samochodu czy samego zakupu/leasingu.